Meldekanal

Warum sollte ein
Meldekanal eingerichtet werden?

Studien zeigen, dass Unternehmen, die in nachhaltigem Wirtschaften investieren, einen 5- bis 15-jährigen Vorsprung gegenüber Ihren Mitbewerbern haben. Ein wesentlicher Bestandteil des verantwortungsvollen Unternehmens ist die Einrichtung eines Meldekanals, der von den Mitarbeitern, den Kunden und den anderen Interessengruppen gefordert und geschätzt wird.

Der Dienst „Hinweisgeber-Meldekanal“ der belgischen Industrie- und Handelskammern bietet den Hinweisgebern in Ihrem Unternehmen bzw. in Ihrer Organisation die Möglichkeit, frühzeitig Missbräuche und Verstöße anonym und zuverlässig zu melden. Damit wird den betroffenen Meldungsempfängern eine vereinfachte Verwaltung und Bearbeitung der Meldungen ermöglicht. Der Meldekanal erlaubt Ihrem Unternehmen bzw. Ihrer Organisation, den Erfordernissen der Gesetzgebung zum Schutz der Hinweisgeber (Whistleblower) zu entsprechen.

Die Gesetzgebung zum Schutz von Hinweisgebern (Whistleblower) ist zum 15. Februar 2023 in Kraft getreten

Der Rat der Europäischen Union hat die EU-Richtlinie 2019/1937 zum Schutz von Hinweisgebern (Whistleblower) am 7. Oktober 2019 verabschiedet. Die belgische Gesetzgebung zur Umsetzung dieser Richtlinie wurde am 15. Dezember 2022 im belgischen Staatsblatt veröffentlicht und ist am 15. Februar 2023 in Kraft getreten.

Aufgrund dieser Gesetzgebung sind Unternehmen bzw. Organisationen mit mindestens 50 Mitarbeitern verpflichtet, einen Kanal für die Meldung mutmaßlicher Verstöße und Missbräuche einzurichten. Der Meldekanal kann ferner von dem Unternehmen oder der Organisation zur Benachrichtigung des Hinweisgebers hinsichtlich jeglicher ausgeführter Aktion genutzt werden.

Der Meldekanal der belgischen Industrie- und Handelskammern ermöglicht Ihrem Unternehmen bzw. Ihrer Organisation, den Erfordernissen der Gesetzgebung zum Schutz der Hinweisgeber (Whistleblower) zu entsprechen, indem er den Mitarbeitern und den anderen Hinweisgebern einen einfachen und vertrauensvollen Kanal zur Meldung von Verstößen und Missbräuchen anbietet.

Falls eines der drei folgenden Kriterien für Sie zutrifft, sind Sie vom Meldekanal betroffen:

Unternehmen/ Organisationen mit mindestens 50 Mitarbeiter

Unternehmen/Organisationen, die mindestens 50 Mitarbeiter beschäftigen, müssen über einen Kanal zur Meldung von Missbräuchen und mutmaßlichen Verstößen verfügen. Kleinere Unternehmen/Organisationen können den Meldekanal auf freiwilliger Basis einrichten und somit ihr Verantwortungsbewusstsein dokumentieren.

The organization is active in certain sectors

Falls Ihr Unternehmen, Ihre Organisation in einem der folgenden Sektoren tätig ist, muss unabhängig der Größe des Betriebs, ein Meldekanal eingerichtet werden:

Finanzsektor und alle anderen Sektoren, die unter die Geldwäsche-Richtlinie fallen;
Luftfahrttechnik und Seetransport;
Öl-und Gasförderung auf hoher See.

Unternehmen/ Organisationen, die verantwortungsvoll handeln möchten

Richten Sie einen Meldekanal ein, falls Sie verantwortungsvoll handeln und einen Weg
zur Meldung mutmaßlicher Verstöße anbieten möchten.

Mit dem Meldekanal bieten Sie Ihren Mitarbeitern und Interessengruppen die Möglichkeit, anonym oder mit Angabe ihrer Identität, Meldungen bezüglich der Aktivitäten innerhalb Ihres Unternehmens bzw. Ihrer Organisation einzureichen. Hierbei können es sich um Meldungen hinsichtlich mutmaßlicher Verstöße oder Missbräuche handeln, die von einem Hinweisgeber festgestellt oder vermutet werden. Der Meldekanal kann gegebenenfalls zur Diskussionsanfrage oder zum Erhalt weiterer Informationen seitens des Hinweisgebers in einem vorliegenden Fall dienen. Nur seitens des Unternehmens bzw. der Organisation berechtigte Personen haben Zugriff auf die Meldungen. Sie können ein Gespräch mit dem Hinweisgeber über den Meldekanal führen. Dabei werden Meldungen ausschließlich zwischen dem Hinweisgeber und den Personen, die für die Verarbeitung der Meldungen zuständig sind, geführt.

Wer sollte die Möglichkeit
haben, eine Meldung einzureichen?

Zumindest alle aktuellen Personalmitglieder eines Unternehmens bzw. einer Organisation sollten die Möglichkeit haben, eine Meldung einzureichen.

Weiterhin gilt ein Schutz vor Vergeltungsmaßnahmen für:

aktuelle und ehemalige Personalmitglieder, aber auch Arbeitsuchende;
mögliche Ehrenamtler und Auszubildende;
Mitarbeiter von Subunternehmen und Lieferanten;
Interessengruppen

Falls das Unternehmen bzw. die Organisation einen Meldekanal nur für das eigene Personal eingerichtet hat, können die oben erwähnten Personen Ihre Anliegen über den Meldekanal der zuständigen Behörde melden. Folglich sind für alle genannten Gruppen in der Regel Meldekanäle eingerichtet

Wie sollte ein Meldekanal eingerichtet werden?

1. Bestimmung der Person oder der Abteilung, die für die Verwaltung des Meldekanals zuständig ist;

2.Erarbeitung der für Ihr Unternehmen bzw. Ihre Organisation angepassten Verfahren zur Bearbeitung der Meldungen. Diese sollten den Datenschutz- und Datensicherheitsregeln Rechnung tragen:

Wer ist in Ihrem Unternehmen bzw. Ihrer Organisation für den Empfang, die Bearbeitung und für die Nachverfolgung
der Meldungen zuständig?
Welche Maßnahmen müssen zur Gewährleistung der fristgerechten Beantwortung der Meldungen getroffen werden?
Wie oft und an wen wird über die Meldungen berichtet?
Wo werden erhaltene Meldungen archiviert? Welche Informationen werden im Archiv aufbewahrt?

3. Sorgen Sie dafür, dass Ihre Mitarbeiter sowie die Interessen-gruppen den Meldekanal Ihres Unternehmens bzw. Ihrer Organisation finden. Sie können Ihrem Personal z. B. über Internet oder den Interessengruppen über die Homepage mitteilen, dass der Meldekanal eingerichtet wurde. Weisen Sie auch bitte deutlich auf den Verwendungszweck des Meldekanals hin.