Waarom een meldingskanaal opzetten?
Studies tonen aan dat bedrijven die investeren in duurzaam ondernemen een voorsprong van 5 tot 15 jaar hebben op hun concurrenten. Een meldingskanaal is een onderdeel van een verantwoorde bedrijfsvoering van een bedrijf, en wordt gevraagd en gewaardeerd door personeel, klanten en belanghebbenden.
Met de dienst Meldingskanaal van Belgian Chambers zal uw organisatie klokkenluiders een anonieme en betrouwbare manier kunnen bieden om inbreuken en onregelmatigheden in een vroeg stadium te melden. Het zal voor de ontvangers van die meldingen gemakkelijk zijn om meldingen te beheren en te verwerken via de dienst. Het meldingskanaal zal uw organisatie in staat stellen te voldoen aan de vereisten van de komende wet op de bescherming van klokkenluiders.
De wet op de bescherming van klokkenluiders treedt in werking op 15 februari 2023
De Raad van de Europese Unie heeft op 7 oktober 2019 de richtlijn ter bescherming van klokkenluiders (Richtlijn (EU) 2019/1937 betreffende de bescherming van klokkenluiders) aangenomen. De Belgische wet ter bescherming van klokkenluiders die deze wet omzet, werd op 15 december 2022 in het Staatsblad bekendgemaakt en is in werking getreden op 15 februari 2023.
De wet verplicht organisaties met ten minste 50 werknemers om een kanaal in te voeren voor het melden van inbreuken en onregelmatigheden die binnen de organisatie worden vastgesteld. De organisatie kan het kanaal ook gebruiken om de klokkenluider op de hoogte te stellen van eventuele acties die zijn ondernomen.
Met het Meldingskanaal van Belgian Chambers kan uw bedrijf kunnen voldoen aan de wettelijke vereisten en krijgen werknemers en andere klokkenluiders een betrouwbaar en gebruiksvriendelijk kanaal voor het indienen van meldingen.
Als aan een van de volgende criteria wordt voldaan,
is het kennisgevingskanaal iets voor u:
De organisatie heeft tenminste 50 werknemers
Organisaties met 50 of meer werknemers moeten een kanaal hebben om geconstateerde inbreuken en onregelmatigheden te melden. Kleinere organisaties kunnen het kanaal op vrijwillige basis invoeren en zo hun verantwoordelijkheid tonen.
De organisatie is actief in bepaalde sectoren
Ongeacht haar omvang is uw organisatie verplicht een meldingskanaal aan te bieden als zij actief is in een van de volgende sectoren:- De financiële sector en andere sectoren die onder de witwasrichtlijn vallen
- Luchtvaart, zeevervoer
- Olie- en gaswinning op zee
De organisatie werkt op verantwoorde wijze
Zet een meldingskanaal op wanneer u op verantwoorde wijze wil opereren en een manier wil bieden om vermoedelijke inbreuken te melden.Wie moet een melding
kunnen indienen?
Op zijn minst moeten de huidige werknemers van een organisatie meldingen kunnen indienen.
Bescherming tegen vergelding wordt ook geboden aan:
- huidige en voormalige werknemers en werkzoekenden
- potentiële vrijwilligers en stagiairs
- werknemers van onderaannemers en leveranciers
- aandeelhouders
Als de organisatie een meldingskanaal uitsluitend voor haar personeel heeft opgezet, kunnen de andere bovengenoemde personen hun bezorgdheid rechtstreeks aan het meldingskanaal van de bevoegde autoriteit melden. Meldingskanalen worden daarom dus vaak voor alle bovengenoemde groepen geactiveerd.
Zet interne processen op bij het activeren van een meldingskanaal:
1. Duid de persoon of eenheid aan die verantwoordelijk is voor de werking van het meldingskanaal.
2. Stel procedures op voor de verwerking van meldingen die geschikt zijn voor uw organisatie, waarbij rekening wordt gehouden met gegevensbescherming en gegevensbeveiliging:
- Wie in uw organisatie is verantwoordelijk voor het ontvangen, verwerken en opvolgen van meldingen?
- Welke maatregelen worden genomen om ervoor te zorgen dat de termijnen voor de verwerking van de meldingen worden nageleefd?
- Hoe vaak en aan wie worden meldingen gemeld?
- Waar worden ontvangen meldingen gearchiveerd en welke informatie wordt gearchiveerd?
3. Zorg ervoor dat uw personeel en belanghebbenden het meldingskanaal van uw bedrijf kunnen vinden. Het bestaan van het kanaal kan aan het personeel worden meegedeeld via bijvoorbeeld het intranet, en aan andere belanghebbenden op de website. Vermeld duidelijk het doel van het meldkanaal.
Meldingskanaal
De wet op de bescherming van klokkenluiders verplicht organisaties om een kanaal aan te bieden voor het melden van vermoedelijke inbreuken.
Contact
Federatie van Belgische Kamers
van Koophandel
Belliardstraat 2, 1040 Brussel
klokkenluiders@belgianchambers.be
